Bilgi temelli ekonomiye geçişin yaşandığı günümüzde; şirketlerin katı hiyerarşik yapıları yıkılmakla birlikte dikey organizasyon yapılarından yatay organizasyon yapılarına geçilmektedir. Kurumlardaki işler, proje olarak ele alınıp, proje yönetimi yaklaşımıyla yönetilmeye doğru gidiyor.

Proje Yönetimine genel bir bakış açısıyla bakmak ve izlenecek yol konusunda PMI tanımlarını incelemekte fayda var :

PMI ( Project Management Institute )

1969 yılında Amerika da kurulmuş olan PMI bugün 100 bin’den fazla üyesi olan ve proje yönetimi eğitimi ve sertifikası veren bir kuruluş. PMI tarafından geliştirilen rehber PMBOK ( A Guide to the Project Management Body Of Knowledge ) bugün konusunda ANSI ve IEEE tarafından standart olarak kabul edilmekte ve bir çok sektörde proje yönetimi referans başvuru kitaplarından biri olarak kullanılıyor.

PMBOK ta Proje Yönetimi şöyle tanımlanır :

Bir projenin gereksinimlerini karşılamak üzere bilgi, beceri, araç ve tekniklerin tüm aktivitelere uygulanması.

Proje Yönetimi bilgi ve pratikleri 5 süreç grubu ve 9 bilgi alanı ile tanımlanıyor:

SÜREÇ GRUPLARI:

1. Başlatma

Yeni bir proje gerekliliğinin ortaya çıkması ve başlangıcının onaylanması ile bu süreç başlar. Projenin tanımı yapılır ve onaylanır.

2. Planlama

Proje yönetiminin en önemli sürecidir. Proje hedeflerinin gerçekleştirilmesi için gerekli adımlar tanımlanır.

3. Yürütme

Planı gerçekleştirmek üzere insan kaynağı ve diğer tüm kaynaklar sağlanır, koordine edilir ve proje aktiviteleri gerçekleştirilir.

4. Kontrol

Düzenli olarak projenin gelişimi izlenir ve ölçülür, gerekli olduğu durumlarda düzeltici faaliyetler planlanır.

5. Kapanış

Projenin kabulü yapılır ve kapanışı duyurulur.

Yukarıdaki süreçlerin zamanlaması birbirinden keskin noktalarla ayrılmaz, çakıştığı zamanlar olur. Planlama, Yürütme ve Kontrol arasında ise kapanışa kadar devam eden döngüsel bir akış vardır.

Bilgi Alanları :

1-Bütünleştirme yönetimi:

Proje öğelerinin eşgüdümünü (koordinasyon) sağlayan süreçler tanımlanır.

• Proje planlama,
  
  
• Planın yürütülmesi 
  
  
• Değişim denetimi yöntemleri uygulanır.

2-Kapsam yönetimi :

Projenin başarı ile sonuçlandırılması için gereken tüm işlemlerin projede yer alması sağlanır.

• Başlatma
  
  
• Kapsam tanımı
  
  
• Kapsam planlaması
  
  
• Kapsamın doğrulanması
  
  
• Kapsam değişikliği denetimi yöntemleri uygulanır.

3-Zaman yönetimi :

Projenin zamanında bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır.

• Yapılacak işlerin tanımı
  
  
• Sıralanması
  
  
• Sürelerinin tahmini
  
  
• Zaman çizelgesinin geliştirilmesi
  
  
• Zaman çizelgesinin denetimi yöntemleri uygulanır.

4-Maliyet yönetimi :

Projenin hedeflenen ve onaylanmış olan bütçesi ile bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır.

• Kaynak planlama
  
  
• Maliyet tahmini
  
  
• Maliyet bütçesi
  
  
• Maliyet değişiklik denetimi yöntemleri uygulanır.

5-Kalite yönetimi :

Projenin gereksinimlerinin karşılamasını sağlayacak süreçler tanımlanır.

• Kalite planlama
  
  
• Kalite güvence
  
  
• Kalite denetimi yöntemleri uygulanır.

6-İnsan kaynakları yönetimi :

Proje ile ilgili işgücünün daha etkin kullanımına yönelik süreçler tanımlanır.

• Örgütsel planlama
  
  
• Kadro kurma
  
  
• Takım oluşturma yöntemleri uygulanır.

7-İletişim yönetimi :

Proje bilgilerinin zamanında ve uygun biçimde üretilmesi, derlenmesi, dağıtılması, saklanması ve düzenlenmesi süreçlerini tanımlar.

• İletişim planlama
  
  
• Bilgi dağıtımı
  
  
• Performans raporlama yöntemleri uygulanır.

8-Risk yönetimi :

Proje risklerinin belirlenmesi, analiz edilmesi ve çözümlerin uygulanmasına yönelik süreçler tanımlanır.

• Risk tanımlama
  
  
• Risk boyutu belirleme
  
  
• Riske karşı planlama 
  
  
• Risk azaltıcı denetim yöntemleri uygulanır.

9- Satın alma yönetimi :

Proje için gerekecek ürün ve hizmetlerin dışarıdan alınması süreçlerini tanımlar.

• Satın almanın planlanması
  
  
• Talep planlama
  
  
• Talepte bulunma
  
  
• Firmanın seçimi
  
  
• Sözleşme yönetimi
  
  
• Sözleşmenin imzalanması yöntemleri uygulanır.

www.e-teknoloji.com