Kalemi güçlü yazarları siz de sever misiniz? Konusu ne olursa olsun okuduğunuz zaman içinizi ısıtan, “İşte bu!” dedirten ya da hırslandıran yazıları okumak sizin için de zevkli değil midir? Her ne kadar okuyan insan sayısı giderek azalsa da bazen mecburiyetten, bazen ise keyif için okumak durumundayız. Böyle zamanlarda en güzel yazılar “sonu gelmesin” dediklerimizdir.

Kabul ediyorum benim de dâhil olduğum büyük bir çoğunluk teknik rapor okumaktan pek keyif almıyor. Ama maalesef bu raporlar, çoğu zaman işimizin bir parçası olarak önümüze çıkıyor. Hele bir de okuduğumuz raporun akışı düzgün değilse, dil bilgisine dikkat edilmemişse, formatı özensizse ya da tekrar eden cümlelerle dolu ise okumak daha da sıkıcı oluyor. Bu sefer atlayarak, sayfaları hızlı geçerek ve aradan cümleler seçerek okuma başlıyoruz. Belki bu okuyucu için bir kaçış yolu ama peki o raporu hazırlayan için durum ne?

Özellikle sanayide hazırlanan teknik raporların birçoğu özensiz bir şekilde kaleme alınıyor. Eksik bilgiler, yanlış ifadeler, format hataları gibi okuyucuyu yoran yanlışlar yüzünden pek çok güzel iş boşa gidiyor. Türkiye’de firmalar yaptıkları işlerin, geliştirdikleri projelerin Avrupalı, Amerikalı rakiplerinden üstün olduğunu savunurken işin aslının kendini ifade etmek olduğunu unutuyor. Oysa Batılı rakiplerimiz yeteri kadar teknik özelliği, oldukça iyi şekilde anlatıyor.

Sunumlarında, raporlarında ve anlatımlarında kurallara dikkat ediyor, karşı tarafı etkilemeyibiliyorlar. Ayrıca bu özen sunumu yapan firmanın marka değerine de katkıda bulunuyor.

Ar-Ge gibi yüksek derecede teknik bilgi ve bilimsel anlatım gerektiren proje raporlarında “yazamama” problemi kronikleşiyor. Şirketler geliştirdikleri projeler için farklı Ar-Ge desteklerinden faydalanabiliyor. Ancak bu desteklerin istinasız her biri detaylı teknik dokümantasyon istiyor. Web sitesi metinlerinden, pazarlama dokümanlarına kadar yazılı anlatımda sıkıntı yaşayan şirketler ise bu noktada problemler ciddileşmeye başlıyor.

Hazırlanan raporlar, uzmanlar ve akademisyenler tarafından değerlendirildiği için standart bir müşteri için işe yarayan metinler bu sefer yetersiz kalıyor ve projeyi riske atıyor. Özetle zaten önemli olan akış, dilbilgisi, bilimsellik ve teknik anlatım Ar-Ge desteklerinden faydalanılmak istenildiğinde çok daha önemli hale geliyor. Bu durumda zaten yazmaya niyetsiz personel üzerinde ekstra baskı yaratıyor.

Elbette bu, her şeyin sonu değil. Bu noktada değerlendirilebilecek iki önemli seçenek var. Bunlardan ilki bütün dosyaları tek seferde değil “yutulabilir lokmalar” halinde hazırlamak. Bunu yaparken hazırlanacak olan dokümanda verilecek bilgileri işin başında bir kağıda konu başlıkları halinde not etmek ve bunu bir akış halinde parça parça detaylandırmak faydalı olacaktır. Ancak hazırlık aşamasında parçaları uzun zaman aralıkları ile yazmak kopukluklara neden olduğu için planlı ve zaman kısıtlarına uygun hareket etmek gerekir.

İkinci seçenek ise ilgili konuda danışmanlık almaktır. Bu örneğin bir kurumsal tanıtım dokümanı oluşturmak için olabileceği gibi bir Ar-Ge projesinin dokümantasyonu için de olabilir. Ancak bir işi en iyi yapan bileceği için, işin sahibinin proje yazma aşamasının dışında kalacağı düşünülmesin. Danışman, adı üzerinde danışılacak kişidir; işi fiili yapacak kişi değil. Ancak iyi bir danışman sayesinde hangi kısımda neleri yazmanız gerektiğini, neleri detaylandırıp hangi cümlelerden uzak durmanızın faydalı olacağını kötü bir deneyim yaşamadan öğrenebilirsiniz.

Yazabilmek çok okumaktan geçiyor. Raporları, analizleri, teknik dokümantasyonu okumaya alıştıkça, benzer formatta yazabilmek ve kurallara uymak da bir o kadar kolaylaşıyor. Bunu yapmak için her şeyden önce “Zamanım yok, üzerimde bir sürü iş var, bu angarya da nereden çıktı” gibi mazeretlerden kurtulmamız lazım. Ama halen mazeretlerinizi seviyorsanız, o zaman sizin on liraya sattığınız makineyi Alman’lar nasıl oluyor da yüz liraya satıyor diye düşünmekten vazgeçin.

www.etkindestek.com