Etrafımızdaki birçok şey hızla hareket ediyor. Ulaşımda trenler ses hızını geçerken, yeni altyapıların hayata geçmesi ile cep telefonumuzdan maçları canlı yayınla bile izleyebiliyoruz. Artık ne trafikte ne de iş hayatında beklemeye tahammülümüz yok. Aynı anda onlarca parametreyi takip edip, anlık yatırım kararları alabiliyoruz. Karar aşamasında haftalık planlamalardan saatlik değişikliklere geçişi kimse farkına varmadan tamamladık. Bütün teklifler, sözleşmeler ve siparişler düne lazımdı!

Bu durum bir gerçek ama dünya ne kadar hızlı dönerse dönsün bazı şeyler için hâlâ (yeterince) beklememiz gerekiyor. Babanızdan kaçak araba sürebilirsiniz ama ehliyet almak için 18 yaşınıza, evlilik kararı almadan önce ise doğru insanı bulana kadar beklemek zorundasınız. Özel hayatımızda da, iş hayatında da işin en zor tarafı işte bu bekleme, sabretme kısmı. Sabretmek yerine ilk tanıştığımız kişinin doğru insan olmasını, hemen tekliflerimize cevap almayı, siparişleri ertesi gün kapımızda görmekyi istiyoruz.

Risk değerlendirme görüşmelerimizde bu yanılgıyı en çok Ar-Ge projesi olan şirketlerde görüyorum. Örneğin TÜBİTAK, TEYDEB desteklerinden faydalanmak isteyen bir şirketi ele alalım. Şirket yöneticilerinde genel eğilim; proje başvurusunun önemsiz olduğu, önemli olanın proje karşılığı alınacak para olduğu şeklindedir. Oysa işin ağırlığını başvuru hazırlığı, başvuru aşaması ve sonrasındaki raporlama süreci oluşturuyor. Bu yol oldukça uzun ve emek isteyen bir süreç. Hibe destek başvurusunda bulunacak bir şirket için süreci kısaca şöyle özetleyebiliriz:

Uzun bir sürecin ilk aşaması, proje fikrinin ve buna bağlı olarak proje dosyasının oluşturulmasıdır. Bu noktada kritik olan başvuruda seçtiğiniz fikrin teknik yenilik kapsamı ve içerdiği mühendislik çalışmalarıdır. Başvuru dosyasının hazırlanması, şirketin Ar-Ge yapılanması, proje üzerindeki hâkimiyeti, teknik yeterliliği ve proje yöneticisinin ayırdığı zaman ile doğru orantılı. Bu süreç bir yazılım firmasında 1 ay civarında iken, kobi ölçeğinde bir sanayi şirketinde 2 ayı bulabiliyor. Ancak büyük şirketlerde daha da uzun olabiliyor çünkü aynı anda birçok yetkili ile ortak zamanda buluşmak mümkün olmuyor.

Akış olarak proje hazırlama aşamasını proje başvurusunun yapılması takip ediyor. Her ne kadar elektronik başvuru imkânı özellikle TEYDEB desteklerinde hakem atama sürecini kısaltmış olsa da başvurulan zamana göre hakem atama ve hakem ziyaretleri uzayabiliyor. Örneğin üniversitelerin tatilde olduğu aylarda proje değerlendirmesi yapacak akademisyen atamalarında ciddi sıkıntılar yaşanıyor. Hakem atamaları belli olduktan sonra hakemler ziyaret tarihini firmaya bildiriyorlar ve firmada proje değerlendirme toplantıları (her bir hakem için farklı zamanlarda) yapılıyor. Bu süreç genellikle 1 ay içerisinde tamamlanıyor.

Şükür sonuna geldik dediğinizi sanıyorum ama yanılıyorsunuz. Bir sonraki aşama herkesin sabır taşını zorlayan kurul değerlendirmeleri süreci. Hakemlerin firma ziyaretleri sırasında hazırladıkları raporların bir üst kurul tarafından değerlendirilmesi ve projenin nihai bir karara (kabul, revizyon veya ret) bağlanması gerekiyor. Maalesef çok sayıda akademisyenin aynı anda bir araya getirilmesi ve sırada bekleyen yüzlerce projeden dolayı kurul değerlendirmeleri oldukça uzun sürüyor. İyi bir ihtimalle bu süreç 2 ay kadar sürebiliyor ve revizyon istenilen ya da çok başvuru alanlara (örneğin makine) gönderilen projelerde 4 aylara kadar çıkabiliyor.

Kararın çıkması projenizin destek kapsamının belli olması anlamına geliyor. Toplamda bakıldığında en iyi ihtimalle bir projenin TEYDEB için hazırlanması, sunulması, değerlendirilmesi ve sonuca bağlanması 4 aylık bir zaman alıyor. Bu da haliyle herkesin sabrını zorlayan bir süre. Özelikle günlük operasyon ve satış baskısı altında çok hızlı hareket etmek zorunda olan şirketler için bu süreler çok uzun görünüyor. Oysa Ar-Ge zaten doğası gereği uzun sürelere ihtiyaç duyuyor. Örneğin ortalama bir Ar-Ge projesi 16 aydan kısa sürmüyor. Bu nedenle eksiksiz hazırlanan bir proje için geçen süre (bekleme süresinde geçen proje masraflarda kabul edildiği için) kabul edilebilir düzeyde. Elbette daha iyi olmasını istiyoruz ama kötüsünden sakınmak da başvuru sahibinin elinde.

Ar-Ge projelerinde sabırsız hareketler yapmak, ıslak zeminde araç kullanmak kadar tehlikeli. Netice itibariyle atalarımızın dediği gibi, sabreden derviş muradına erermiş. Özellikle Ar-Ge gibi planlı ve stratejik işleyen bir süreç için bu söz gerçekten çok doğru.

Maalesef bugün birçok şirkette bu planı ve özeni görmek mümkün olmuyor. Hele ekonominin çalkantılı olduğu dönemlerde herkes çok daha fazla diken üstünde ve tedirgin şekilde çalışıyor. Elbette sabredin demesi sabretmekten daha kolay. Ama öncelikle Ar-Ge’den sonuç almanın bir zaman işi olduğunu kabul ederek ve örneğin kendinize çeşitli termin tarihleri koyarak beklemek ile geçen zamanları daha iyi yönetebilirsiniz. Ne de olsa sayılı gün çabuk geçermiş.

www.etkindestek.com